Comment utiliser Notion et comment bien démarrer ? L’outil vous permet d’organiser tout votre quotidien grâce à un espace de travail 100% personnalisé.
Quand on démarre sur Notion, on a envie de faire beaucoup de choses, tout créer. Mais on peut facilement s’y perdre. Il est essentiel de partir sur de bonnes bases. Et avant toute chose, il important de savoir ce que vous pouvez faire avec Notion, et ce dont vous avez besoin.
Que peut-on faire avec Notion ?
Avant toute chose, même avant de choisir votre outil, définissez bien l’ensemble des besoins de votre organisation. Enfin assurez-vous que l’outil peut répondre à ces besoins. Notion permet de faire un très grand nombre de choses.
La gestion de projet sur Notion
Avec Notion, il est possible de gérer tous ses projets. À chaque projet s’ajoute un délais, ses tâches, ses membres et responsables, et tout ce que vous jugerez pertinent. Pour rester le plus efficace possible, vous pouvez assigner et décliner différentes vues à chaque projet : tableau ou tableau kanban, liste, calendrier, timeline, etc. La collaboration sur Notion est ultra simple.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de projet sur Notion, rendez-vous vers notre article Notion : Le meilleur outil de gestion de projet.
Les listes de tâches
Créer des listes de tâches permet d’avoir une vue d’ensemble sur tous les projets en cours. Ajoutez des tags et des priorités à chacune de vos tâches pour mieux filtrer tout ce que vous avez à faire. Les to do list Notion sont ultra puissantes. Elles permettent de ne rien oublier et de réellement de rester efficace et toujours savoir comment l’équipe progresse sur un projet.
La prise de notes
Notion c’est aussi un parfait outil de prise de notes. Il est facile de créer un espace dédié aux prises de notes rapides, réunions, etc. Vous pouvez classer vos notes pour vous y référer rapidement. Vous pouvez aussi bien créer dans ce même espace, toutes les informations concernant votre organisation. Comme un wiki, où vous retrouverez toutes les informations dont votre équipe aura besoin.
L’outil permet aussi de créer des listes. C’est ultra pratique pour n’oublier aucune idée ! Et tout type de liste est possible.
Le suivi des plannings
Créez tous les calendriers dont vous aurez besoin sur Notion. Même si malheureusement, il ne remplace pas encore Google Calendar, il peut parfaitement convenir à une vision à long terme. On vous conseille de rester sur un outil de type Google Calendar pour organiser vos journées et rendez-vous.
Le calendrier Notion est parfait pour s’organiser sur un mois, et de garder un oeil sur toutes ses deadlines : projets et tâches.
La création de contenus
Centralisez tous vos contenus en un seul et même espace sur Notion. Blog, Linkedin, Instagram, Facebook, Youtube, etc., tout est fait pour pouvoir préparer tous ses contenus et visualiser son calendrier de publications.
Sur Notion, vous pouvez aussi créer vos propres templates pour chacun de vos types de contenus. Cela permet encore plus de productivité, et est parfait si vous souhaitez travailler en équipe. Par exemple, chez Octolio, on l’utilise pour chacun de nos articles, mais ce n’est pas tout.
Le suivi clients
Notion est un outil devenu incontournable pour s’organiser. On peut aller très loin. Grâce à ses bases de données (ultra personnalisables), vous pouvez créer votre CRM. Il pourra parfaitement s’adapter à vos besoins.
Vous pouvez alors l’intégrer à vos outils préférés, pour plus de performance. Par exemple, reliez votre CRM à Zapier ou Make, pour l’automatiser et gagner du temps.
1 - Créer vos espaces de travail
Il n’est pas toujours simple d’introduire un nouvel outil dans une entreprise, et surtout quand il s’agit d’un outil d’organisation. Le faire adopter par toute l’équipe peut prendre du temps. Pour que votre outil ait un impact réellement positif sur votre productivité, il est essentiel de créer votre espace en fonction de tous vos besoins.
C’est dans vos espaces de travail que vous pourrez créer, organiser, planifier, rédiger, etc. Vous pouvez créer un espace de travail d’équipe, ou accessible uniquement à quelques membres, voire privé. Chacun de vos espaces Notion aura la même structure, mais chacun d’eux sera personnalisable. Vous pouvez aussi bien partir d’une page blanche que d’un template.
2 - Centralisez tout ce que vous pouvez
Notion, c’est aussi et surtout l’espace de travail tout-en-un. C’est ces différents espaces de travail, ou “wikis” qui vont vous permette de tout centraliser : informations d’entreprise, coordonnées des collaborateurs, CRM, documents RH, projets, etc.
Vous pouvez centraliser de nombreuses choses, alors centralisez tout ce que vous pouvez ! Fini de passer des heures à chercher une information à droite à gauche. Vous pourrez quasiment tout retrouver en une seule et même application.
3 - Utiliser les bases de données
Ne pas utiliser les bases de données Notion est une grosse erreur. L’outil permet de créer autant de bases de données que vous le souhaitez, pour mieux organiser vos projets et vos idées. Vous partez d’un tableau, où vous pouvez y ajouter texte, chiffres, formules, tags, etc. ; pour lui donner la forme que vous voulez, filtrer en fonction de vos données, etc. Pour aller plus loin, créez des relations entre vos bases de données.
Les bases de données sont utiles pour mieux collaborer, surtout à distance. Chacun des membres de votre équipe pourra ajouter les informations de son choix, les trier et les assigner à un autre membre.
Si vous souhaitez être vraiment productif et efficace, vous devriez même utiliser les bases de données pour tout (ou presque) !
4 - Organisez votre espace de travail avec rigueur
Dès le départ, créez et organisez votre espace de travail intelligemment. Il sera forcément amené à évoluer. Alors pensez à une organisation sur le long terme.
- Hiérarchisez vos pages
Dans la barre latérale gauche, rangez vos espaces de travail et classez à l’intérieur de chacun d’eux vos pages. cela vous permettra de les regrouper par thème.
- Créez le tableau de bord de toute votre organisation.
Votre tableau de bord sera comme une homepage. Organisez vos blocs, créez des colonnes pour plus de lisibilité, et ajoutez les informations les plus globales.
- Personnalisez votre espace
Un espace Notion personnalisé vous encouragera à aller plus loin.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à vous former, lire et visionner les nombreuses ressources gratuites disponibles.
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