Création d'un espace Notion pour toute l'équipe et automatisations

Qu’est ce qu’un CRM commercial ?

Un CRM (Customer Relation Management, ou gestion de la relation client) est un logiciel qui permet d’avoir un suivi commercial de ses prospects et clients.

Les CRM stockent toutes les informations de contact (nom, mail, numéro de téléphone, etc...), ainsi que toutes autres informations qu'une entreprise jugent pertinentes de suivre pour son processus commercial. Ces informations peuvent être le nom de l’entreprise, du ou des contacts, leur poste en sein de l’entreprise, leur intention. Un CRM commercial peut également regrouper les contacts d'une entreprise en un seul compte, ce qui est utile pour le service commercial.

Au-delà des informations sur les contacts, les CRM enregistrent les interactions entre les vendeurs et les prospects, comme les e-mails envoyés, les appels téléphoniques passés, les messages laissés et les rendez-vous pris. On peut aussi suivre l'évolution des affaires et les raisons de la perte d’une client ou d’un prospect perdu ou encore la date de la signature d'un contrat.

Les CRM conservent donc toutes les informations qu’un commercial et qu’un service semblent pertinents tout au long de son parcours de vente.

La gestion des contacts pouvant être très complexe, les logiciels de CRM peuvent être un outil précieux pour les entreprises qui souhaitent se développer et adapter leurs processus. Toutefois, il s'agit d'une solution supplémentaire à mettre en place avant de former vos employés à son utilisation.

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Pourquoi est-il important d’avoir un CRM commercial ?

Centralisation des flux de données

La vitesse et la simplicité sont essentielles dans le secteur de la vente. Un temps précieux est gaspillé dans beaucoup d’entreprise car les commerciaux doivent rechercher dans leurs mails ou téléphone les informations sur le client, date de leur dernier échange, contexte, nom, etc.

Sans compter les erreurs, les commerciaux ne peuvent pas noter toutes les informations de tous les prospects ou clients. Il arrive forcément qu’ils oublient de prendre des notes d’un échange avec un prospect et de ce fait d’envoyer un mail inapproprié ce qui engendrerait la frustration et sûrement la perte de leurs prospects.

Un CRM commercial fournit un enregistrement complet et exact de tout l'historique des interactions avec les prospects, accessible en un seul clic.

Lors de la prospection commerciale, le CRM peut également être un excellent outil pour consulter leur pipeline de vente, afin qu'ils puissent toujours savoir où ils en sont par rapport à leurs objectifs. En outre, un CRM permet aux vendeurs de filtrer les prospects en fonction de ceux qui leur sont attribués pour le suivi : une seule page leur permet d'obtenir un résumé détaillé de tous les dossiers en cours.

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Le CRM commercial améliore le flux d’information et la communication dans une entreprise

Les CRM facilitent la tâche des commerciaux, mais améliorent aussi la communication entre les collaborateurs.

Que se passe-t-il si un commercial travaille sur une transaction avec un lead à qui l'un de ses collègues avait parlé deux mois auparavant ? Ou si un autre reprend la région d'un de ses collègues et reçoit uniquement une liste des prospects sous la forme d'un tableau Excel incompréhensible ?

Avec un CRM, les commerciaux peuvent immédiatement savoir ce qui a été fait avec un prospect donné et décider de la prochaine étape. Ils n'ont pas à contacter leurs collègues pour obtenir l'historique des interactions, car toutes les informations nécessaires sont déjà enregistrées dans le logiciel.

Le CRM commercial est un outil durable et flexible pour soutenir la croissance.

La plupart des entreprises commencent par un Excel pour leur gestion commercial. Mais dès lors que votre entreprise commence à croitre, Excel à ses limites. Il est donc fort conseillé de se tourner vers un CRM adapté à votre business et qui peut assumer la croissance de votre entreprise. Enfin, si vous stratégie de développement repose sur la partie commercial, avoir un crm personnalisé permet de contacter vos prospect aux bons intervalles et à leur fournir des informations pertinentes en fonction du prospect. Et sans un crm commercial, difficile à effectuer de façon efficace.

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Le challenge à relever

L’équipe de Thinkeo a déjà une bonne partie de leur business centralisé sur l’outil No Code : Notion.

Ils souhaitent faire une refonte de leur CRM commercial, qui est actuellement sur Hubspot, en le basculant sur l’outil notion. Ce que nous leurs avont dit ? Pas de soucis !

C’est un projet qui demande un gros travail sur Notion pour créer les bases de données mais un travail encore plus important sur Integromat pour toutes les automatisations qui permettront d’implémenter automatiquement les différentes bases de données dans Notion.
En plus des flux de données à envoyer dans Notion, le gros du travail est dans l’implémentation de ces données en prenant en compte un certains nombre de critères que nous avions définis en amont (lead score, owner, nom contact, e-mail, entreprise, etc.).

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4 étapes clés dans la conception du CRM

Etape 1 : Elaboration de l’arborescence de leur process actuel

Avant de commencer, chaque projet commence par un échange pour comprendre le business et le fonctionnement de l’entreprise. A la suite de cette courte présentation, nous proposons à l’entreprise de construire l’arborescence de leur process actuel. Il existe tout un tas d’outil pour la construction de workflow mais nous avons notre petit chouchou chez Octolio : Whimsical

Le but de cette étape, qui est pour nous indispensable avant de commencer tout projet, est de décortiquer le plus précis possible toutes les étapes de leur gestion commerciale. En commençant par les différents points d’entré jusqu’au closing du lead. Un gros travail à faire en amont afin de bien identifier les besoins et les problématiques du processus actuel.

Etape 2 : Proposition outils, optimisations et automatisations

Maintenant le business bien appréhendé, les différents process et la gestion commerciale bien assimilé, nous proposons l’outil et une solution adaptée aux besoins préalablement définis. Nous organisons alors un second point afin d’exposer les solutions que l’on pense les plus adaptés, ainsi que les optimisations et automatisations qu’ils semblent, à notre sens, pertinentes.

Etape 3 : Conception du CRM commercial

C’est seulement à cette étape que nous commençons à construire le crm, après avoir préalablement construit tout l’arborescence et défini les différentes optimisations et automatisations à effectuer.

Etape 4 : Livraison du CRM et formation sur l’outil

Une fois la construction du crm commercial et la mise en place de toutes les automatisations liées à ce projet, nous organisons un point en physique afin de faire la livraison finale. L’objectif est d’épluché toutes les étapes du processus commercial et toutes les automatisations afin de vérifier que tout est bien fonctionnel et cohérent. Nous prenons ensuite le temps pour former les équipes afin d’être en total autonomie après la livraison du projet.

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Description du workflow

Les prospects peuvent venir de 2 canaux :

Campagne email

Lorsqu’une campagne d’emailing est en cours, il y a 3 actions possibles : mail lu, clic, réponse. En fonction de l’action du prospect, on va :

• L’envoyer dans la database sur notion
• Lui attribuer un lead score
• Lui attribuer un “reponsable”
• Créer l’entrerpise dans une autre database
• Relier le contact à son entreprise.
• Une tâche est créé dans notion (exemple : “appeler prospect”)
• La tâche est attribué au “responsable” de ce contact.

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Calendly

Dès qu’un Calendly est pris, plusieurs actions ont étaient automatisées :

• Création d’un événement dans notion (exemple : rendez-vous)
• Création ou Update du contact de cet événement
• Relier le contact à cet événement (exemple : Paul, le contact est associé à l’événement “rendez-vous”)
• Définition d’un “responsable” pour cet événement et relation entre l’événement, le contact, le responsable (exemple : Théo (le responsable) a un rendez-vous (événement) avec Paul (contact)
• Envoie d’un mail à Paul (contact) pour lui confirmer son rendez-vous

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Voilà comment avoir tout le flux d’information dans un seul et même endroit et le tout automatisé !

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Résultats : Gains et bénéfices

Centralisation du business entreprise

Grâce à la création de ce CRM pour l’entreprise Thinkeo, tout est centralisé dans un seul et même outil.

Fini de perdre du temps à naviguer d’un outil à l’autre. Que ce soit la gestion et la relation client, la partie marketing, la gestion de projet, l’agenda, la partie RH, la documentation, etc. Tout est concentré dans un seul outil, ce qui facilite la gestion de l’entreprise dans son ensemble.

De plus le scoring automatique de lead leur permet de se concentrer sur les prospects les plus chaud pour augmenter la probabilité de closing.

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